Theo quy định hiện hành đang áp dụng tại nước ta, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải đáp ứng một số các điều kiện về giao dịch điện tử nói riêng và về hệ thống máy tính nói chung. Cụ thể, tại doanh nghiệp phải trang bị hệ thống máy tính nhằm khởi tạo, thiết lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn; phải có chữ ký điện tử "chữ ký số" để ký xác nhận giao dịch điện tử (không dùng hóa đơn viết tay như phương pháp thông thường). Chữ ký số có thể ứng dụng trong các giao dịch điện tử như khai thuế, khai hải quan qua Internet; tuy nhiên, cho đến thời điểm này, mới chỉ có ngành thuế triển khai hoàn chỉnh. Ngành hải quan áp dụng thủ tục hải quan điện tử nhưng chỉ mới dừng ở mức gửi dữ liệu qua mạng rồi in tờ khai, đóng dấu và đến cảng lấy hàng. Riêng ứng dụng trong hóa đơn vẫn mơ hồ chưa thấy đơn vị nào áp dụng.

Điều nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn dùng hóa đơn viết tay và chưa trang bị chữ ký số. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp chưa hiểu chữ ký số là gì, trong khi các ứng dụng hỗ trợ của chữ ký số lại đang rất hạn chế, ở thời điểm hiện tại mới chỉ có thể áp dụng vào một số lĩnh vực như khai thuế do cơ sở hạ tầng công nghệ chưa đồng bộ. Theo nhiều doanh nghiệp, họ chưa đầu tư cho chữ ký số vào thời điểm này là do chưa ứng dụng được nhiều khi việc ứng dụng công nghệ thông tin ở các ngành, lĩnh vực còn triển khai thiếu đồng bộ.

Ông Ngô Tuấn Anh, Giám đốc BKAV Telecom, cho rằng đây là hai lý do chính giải thích cho việc chưa có nhiều doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số. “Theo tôi, vấn đề là doanh nghiệp chưa hiểu và cũng chưa thấy được các ứng dụng mà chữ ký số có thể thực hiện. Điều này cần một quá trình với sự phối hợp giữa nhiều thành phần có liên quan, từ công ty cung cấp dịch vụ đến cơ quan quản lý”, ông Anh nói. Nhiều doanh nghiệp chưa hiểu chữ ký số là gì, trong khi các ứng dụng hỗ trợ của chữ ký số lại đang rất hạn chế, ở thời điểm hiện tại mới chỉ có thể áp dụng vào một số lĩnh vực như khai thuế. Đối với doanh nghiệp hiện nay vẫn dùng hóa đơn viết tay chưa thấy thật sự cần thiết. Hiện tại trong nước có năm nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, cung ứng dịch vụ cho khoảng 8.000-9.000 doanh nghiệp. Mục tiêu là trong năm 2011 sẽ có khoảng 30.000 doanh nghiệp đăng ký chữ ký số và tăng lên 300.000 vào năm 2015.

Không dễ với hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in

Theo quy định của Nghị định 51CP và Thông tư Hướng dẫn 153, hóa đơn tự in là hình thức hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác chuyên dụng khác khi thực hiện bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ cho các đối tượng khách hàng. Do đó, một trong những điều kiện để doanh nghiệp tự in hóa đơn là có trang bị hệ thống thiết bị đồng bộ (máy vi tính, máy in kim, máy tính tiền, máy in nhiệt...) bảo đảm cho việc thiết lập và in hóa đơn; có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ gắn liền với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn và in hóa đơn.

Song song đó, tổ chức được tự in hóa đơn phải bảo đảm các nguyên tắc như việc đánh số thứ tự trên hóa đơn sử dụng phải được thực hiện tự động, mỗi liên khi in hóa đơn chỉ được in ra một lần; phần mềm ứng dụng in hóa đơn phải bảo đảm yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng hoặc tự sao chép in hóa đơn. Đây vẫn còn là vấn đề không hề đơn giản trong điều kiện hiện nay

Ông Lê Xuân Dương, Phó cục trưởng Cục Thuế TP.HCM, trong một buổi đối thoại giữa ngành thuế với doanh nghiệp được tổ chức gần đây tại tp.HCM chưa lâu nói ...hiện cũng còn khá nhiều doanh nghiệp chưa có phần mềm kế toán, nhất là các doanh nghiệp nhỏ. Theo vị đại diện một công ty Công ty Xuất nhập khẩu Ngũ cốc ...doanh nghiệp rất ngại lựa chọn hình thức hóa đơn tự in bởi tốn kém hơn hóa đơn đặt in. Cụ thể, phải trang bị hoặc nâng cấp thêm chương trình phần mềm tự in hóa đơn, phải đầu tư thiết bị in, giấy in khi in hóa đơn. “Nếu hạch toán, hóa đơn tự in sẽ mắc hơn hóa đơn đặt in và cũng khá phức tạp trong khâu quản lý”, vị đại diện này nói.

Theo một số chuyên gia ngoài một số rất ít doanh nghiệp đủ lớn để tự in hóa đơn (tạm hiểu là nhưng công ty sử dụng nhiều hóa đơn... ví dụ như Tập đoàn Vietell đang xây dựng nhà máy in để phục vụ nôi bộ ...) thì các doanh nghiệp khác như siêu thị Sài Gòn co.op, Metro, Nguyễn Kim cũng còn chưa kinh tế so với đặt in hóa đơn bên ngoài như hiện nay. Xin hiểu cho đúng là tự in hóa đơn có nghĩa là chúng ta phải in sẳn mẫu hóa đơn và để trống tên người mua hàng khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh người bán sẽ in thêm bằng máy văn phòng... và chỉ có thể dùng phương pháp in kim. Với phương pháp này với tác động gõ của nhưng đầu kim trên giấy carbonless tự in sao mà ta sẽ in ra hóa đơn gốc và các bản sao. Giá trị một hệ thống máy in mẫu hóa đơn thông thường hiện nay cũng trị giá lên tới nữa triệu usd... vậy nếu đầu tư chỉ để phục vụ cho chỉ một đơn vị là một bài toán không kinh tế trong biều kiện hiện nay..Đó là chưa nói đến bộ máy nhân sự chuyên ngành trong in ấn cũng không dễ gì đào tạo.

Đối với hình thức hóa đơn đặt in, doanh nghiệp có thể nhập thông tin hóa đơn bán hàng vào phần mềm để in tờ hóa đơn, thay vì viết tay vào các mục. Tuy nhiên, theo nhiều doanh nghiệp, điều này không thật khả thi và cần thiết khi việc viết tay không tốn quá nhiều thời gian và tránh được các trường hợp như máy in kẹt giấy, trục trặc… Song công nghệ thông tin là xu hướng chung nó sẽ giúp chúng ta bắt kịp với thế giới.. thời gian đầu chắc chắn không tránh khỏi bở ngỡ nhưng cũng như nhiều chủ chương chính sách lớn của quốc gia...tất cả chúng ta đều tin rằng... tất cả cũng sẻ thành công. Doanh nghiệp sẽ đơn giản hóa khâu quản lý tăng sức cạnh tranh ít nhất là chủ động được về hóa đơn của đơn vị mình.